Obrigações Tributárias: Entenda como funcionam e o que são

Os empresários estão muito antenados no que está acontecendo no mundo dos negócios, mas nem sempre sabem tanto sobre as obrigações às quais as empresas estão sujeitas. Isso porque a vertente de gestão normalmente não é o maior vínculo do empreendedor – que está interessado em manter produção, vendas e marketing girando o capital da empresa. 

Saiba que esse assunto não pode ser deixado de lado: além de perder negócios por falta de documentação correta, você pode ter que arcar com multas. E isso ninguém quer, não é mesmo?

A legislação está aí, e o empresário precisa estar atento e seguir as regras impostas para que mantenha-se no ambiente legal de operações. 

Uma boa forma de não relegar as obrigações tributárias a segundo plano é manter um bom serviço de contabilidade – que você pode contratar até mesmo com um contador online. Este time de profissionais é que pode garantir que você vai estar bem amparado neste sentido, não deixando de arrecadar impostos e tarifas, cumprindo as exigências legais. Mas para além disso, os registros contábeis precisos são ainda uma ótima ferramenta de gestão.

Venha conosco neste artigo e conheça mais sobre as obrigações tributárias do seu negócio. 

Quem é obrigado a cumprir com as obrigações e normas legais?

Ao abrir empresa, os sócios se responsabilizam em cumprir com todas as obrigações e normas legais às quais estão sujeitos. É por isso que os negócios têm como uma das primeiras necessidades a contratação de um escritório de contabilidade – está na legislação que haverá um contador responsável por aquela empresa.

O serviço do contador, além de auxiliar no processo de abertura mesmo, é atuar nas rotinas contábeis, apurando nos relatórios os resultados da empresa, indicando os lucros, e calculando os impostos referentes aos dados levantados.

Embora os termos sejam muitos, as principais obrigações tributárias ou fiscais dizem respeito à apuração e pagamento dos impostos.

O que são obrigações tributárias?

Obrigações tributárias são relações jurídicas entre um credor, o Estado, e um devedor, a empresa. Trata-se da obrigatoriedade do pagamento dos impostos, mas também da apresentação de uma série de documentações legais e cumprimento de regras. 

A obrigação se origina em um fato gerador – que seria, por exemplo, a emissão de uma nota fiscal. Quando o prestador de serviços emite o seu documento fiscal, ele é impelido a realizar o recolhimento dos impostos sobre aquele valor recebido, de acordo com as leis vigentes. 

Esta é uma forma de comunicar claramente a qualquer empresário que, perante a Justiça, não importará se ele se declarar desconhecedor das regras para manter a empresa de forma legal – ele será penalizado se não cumprir com suas responsabilidades mesmo assim. 

Este é um tipo de exigência legal que não cabe ser colocada como desconhecida ou ignorada, porque exige-se que uma pessoa que tenha condições de abrir um negócio próprio esteja corretamente amparada, inclusive por serviço contábil, para que cumpra com as determinações legais vigentes.

O que são obrigações fiscais?

As obrigações tributárias estão vinculadas aos tributos, impostos – e são a principal obrigação das empresas, consideradas obrigações principais. Mas existem outras regras que devem ser seguidas, normalmente as que geram os tributos: a emissão da nota fiscal e a declaração do Imposto de Renda, por exemplo. 

As obrigações principais estão ligadas ao ato de pagamento – trata-se da arrecadação dos impostos em si. Já as obrigações acessórias são geradoras dos valores a serem arrecadados, mas acabam por gerar também uma obrigação principal ao serem descumpridas, pois são passíveis de multa quando não executadas.

O que são obrigações contábeis?

Conforme falamos, para que as obrigações tributárias sejam cumpridas pelo seu negócio, é preciso que uma série de apurações e relatórios sejam realizados – diversos deles obrigatórios para a manutenção da documentação da empresa em dia. Como os contadores estão diretamente envolvidos nesse processo, são também chamadas de obrigações contábeis. 

Na verdade, são estes levantamentos contábeis que garantem que a sua empresa poderá cumprir com as obrigações tributárias – então são imprescindíveis para o funcionamento correto dos negócios. 

Principais Obrigações Tributárias para seu negócio

Vamos elencar algumas das principais obrigações tributárias para que você possa estar sempre de olho no bom andamento do seu negócio. Lembre-se que o contador assume junto com você algumas responsabilidades, mas a empresa é sua, então não deixe de conferir se está nas mãos de um verdadeiro especialista.

1. Emissão de nota fiscal

A primeira obrigação fiscal das empresas é a emissão de notas fiscais – de vendas, de serviços prestados, do que for o negócio praticado ali. Conforme falamos antes, este é o fato gerador de alguns dos impostos pagos pela empresa – e por isso mesmo é um dos maiores insumos para os relatórios contábeis.

É preciso que o negócio mantenha um fluxo compatível entre as notas fiscais emitidas e os valores que entram na conta bancária da Pessoa Jurídica, por exemplo. 

Atualmente é simples para todos os tipos de negócios manter a emissão de notas fiscais em dia – os sistemas eletrônicos de emissão das Prefeituras estão disponíveis de forma gratuita para quem trabalha com serviços dentro do Simples Nacional. Os comércios, em geral, também estão bem atendidos por serviços que oferecem o cupom fiscal já com comunicação dos dados via internet.

2. Documentos de Arrecadação do Simples Nacional 

Entre as obrigações de quem é optante pelo Simples Nacional estão a emissão do Documento de Arrecadação do Simples (DAS) para pagamento e a Declaração Apuração da Arrecadação do Simples Nacional. 

É através do DAS que a empresa faz o pagamento dos impostos, já que a funcionalidade do Simples Nacional está justamente posta na questão de um documento único como guia de arrecadação. Embora as empresas deste enquadramento cumpram com carga tributária referente a diversos impostos, estes são agrupados para pagamento.

Já a Declaração, que é anual e obrigatória, registra o faturamento total do negócio, permitindo a fiscalização de se o enquadramento da empresa está correto. Não se trata apenas de o Governo Federal poder fiscalizar se a sua empresa está corretamente colocada como Optante pelo Simples, mas até mesmo de você e seu serviço contábil poderem tomar as ações necessárias quando o faturamento chega perto do teto máximo, ou mesmo identificar que este não é o melhor modelo de tributação depois de determinado pico de crescimento dos negócios.

3. Declarações de Imposto de Renda

As declarações de Imposto de Renda, tanto de Pessoa Física quanto de Pessoa Jurídica, são obrigações também. Além da  declaração do IRPJ – que comunica ao Governo Federal os dados fiscais e contábeis da empresa – também é obrigatório o recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte, com a apresentação da respectiva declaração que demonstra esse passo.

4. Escrituração Contábil Digital (SPED CONTÁBIL)

Dentro da contabilidade da empresa são elaborados diversos relatórios, chamados Livros, que contém informações sobre os fatos contábeis do período. É através do chamado SPED Contábil que o contador informa ao Fisco os dados das empresas.

Fica a ressalva de que as empresas do Simples Nacional estão dispensadas desta comunicação, já que fazem a arrecadação devida de acordo com a guia do DAS.

5. Balanço Patrimonial

O Balanço Patrimonial reúne uma gama de documentos contábeis capazes de apresentar um resumo das transações da empresa em um período determinado (a obrigação pode ser mensal, trimestral ou anual, conforme o enquadramento da empresa). 

O levantamento permite conhecer a realidade do negócio – e pode inclusive ser utilizado como ferramenta de gestão pelos empresários. É importante consultar seu serviço de contabilidade a respeito de onde encontrar esses documentos, ou mesmo em qual período serão emitidos na sua empresa.

Aproveite para levar em consideração os dados agrupados e verificar melhorias a serem implantadas.

6. Pagamento dos Impostos Apurados

Cada tipo de negócio conta com diferentes impostos a serem arrecadados, e o simples levantamento dos valores não garante nada a ninguém. Se o seu serviço de contabilidade lhe entrega as guias emitidas e você não realiza o pagamento, continua sem ter cumprido com as obrigações tributárias.

Parece óbvio, mas muita gente com negócio novo já foi pega desprevenida neste quesito. Há uma grande diferença entre o valor que você paga ao contador para que ele realize o levantamento dos impostos e o montante a ser pago aos Governos Federal, Estadual e Municipal a título de tributos.

Enquanto a contabilidade apenas apura os valores, a empresa é a responsável pelo pagamento, nos prazos estipulados, dessas guias emitidas.

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De quem é a responsabilidade sobre as obrigações tributárias?

As obrigações tributárias estão vinculadas aos responsáveis pelas empresas, ou seja, seus sócios. Embora existam empresas onde um dos sócios é investidor e outro é administrador, a responsabilidade é de ambos perante dívidas com o Fisco ou outras obrigações da empresa.

Vale lembrar que uma empresa limitada garante aos proprietários que os valores devidos estejam dentro dos mantidos no próprio negócio – trazendo mais segurança quanto ao patrimônio pessoal de cada um dos envolvidos.

Da mesma forma, o serviço contábil tem responsabilidade na correta apuração dos tributos, mas não será penalizado ou considerado devedor do Fisco caso não aconteçam os pagamentos de tributos de forma correta.